Le terme « lettre d’intention » revient de plus en plus souvent ; principalement dans les grandes entreprises, mais aussi depuis quelques années dans les petites entreprises. Le problème : de nombreux employés ne savent pas de quoi il s’agit ni quelle forme doit prendre une lettre d’intention. Ils ne sont pas non plus conscients des conséquences que cela peut avoir. Cela n’a rien d’étonnant. En général, un mot est inclus dans la langue, mais pas sa signification exacte. Afin d’éviter toute interprétation erronée, on vous éclaire la lettre d’intention de tous les côtés dans ce qui suit.
Quelle est la signification et l’objectif d’une lettre d’intention et comment elle peut être utilisée comme un outil dans votre entreprise ?
Qu’est-ce qu’une lettre d’intention ?
La lettre d’intention peut être utilement traduite de l’anglais par les termes intention. L’application varie ici de la coordination bilatérale entre deux États aux négociations de coopération ou de fusion de différentes tailles. Ni en politique ni dans les grandes entreprises, les décisions rapides prises par des individus ne sont courantes. Les chefs d’État et les représentants des entreprises utilisent la lettre d’intention pour consigner les déclarations faites au cours des discussions. Sur cette base, ils les présentent, ensuite, pour discussion au parlement de leur État. Par la suite, ceux-ci peuvent conduire à des modifications de la loi et les idées des chefs d’État issues des pourparlers peuvent être mises en œuvre. Dans les négociations des grandes entreprises, la même séquence se produit : chaque étape peut être examinée avant la signature du contrat.
Une déclaration d’intention, comme le suggère correctement le mot racine, est une déclaration préliminaire. En supposant que vous soyez en train de négocier un contrat, vous pouvez, maintenant, définir les premières pierres angulaires du futur contrat. Vous signalez un intérêt sérieux à votre partenaire commercial et déterminez comment vous voulez agir en tant que partenaire commercial à l’avenir.
Ainsi, une lettre d’intention va au-delà d’une conversation ou d’une prise de contact non contraignante et vise à souligner le sérieux des négociations. La lettre d’intention est, souvent, adoptée par les conseils d’administration des entreprises. La lettre d’intention fournit un cadre d’orientation que les parties aux négociations doivent étoffer en détail sur une période plus longue. Il s’agit par exemple de coentreprises complexes ou d’instituts de recherche communs d’entreprises indépendantes.
Propriétés d’un protocole d’accord
Contrairement à ce que beaucoup pensent, la lettre d’intention ne constitue pas une base juridique pour la conclusion d’un contrat contraignant. Il s’agit plutôt d’un « registre des résultats » de longues discussions contractuelles. Des difficultés peuvent néanmoins survenir si les négociations sont interrompues sans raison. Une protection juridique est, donc, conseillée !
Comment les minutes peuvent se présenter et ce qu’est un protocole de résultat, vous pouvez le lire dans cet article de fond. En pratique, une telle lettre d’intention est plus susceptible d’apparaître dans le cadre d’acquisitions d’entreprises complexes, de projets informatiques de grande envergure ou de transactions qui prennent, généralement, beaucoup de temps.
Globalement non contraignante sur le plan juridique, la lettre d’intention souligne la portée morale et psychologique de la transaction. Dans le cas d’un achat d’entreprise, par exemple, il peut comprendre plusieurs points.
Pourquoi avez-vous besoin d’une lettre d’intention ?
En principe, la question se pose de savoir dans quelle mesure un tel accord ou une telle lettre d’intention a un sens à long terme.
Il faut garder à l’esprit que lors des discussions sur le contrat, les parties ressentent un haut degré d’incertitude. Même une déclaration non contraignante crée un soutien et une impression d’accord, car les différents points sont consignés par écrit et non simplement discutés verbalement.
Il peut vous intéresser personnellement si vous préférez la sécurité. Vous devez l’intégrer dans votre philosophie d’entreprise pour rédiger des déclarations d’intention ou l’imposer à vos employés. De cette manière, vous façonnez une certaine image de votre entreprise et un certain style de leadership.
Lorsque vous préparez de telles lettres d’intention ou de brefs comptes rendus de discussions d’offres, de négociations de contrats, etc., vous donnez l’assurance que vous, en tant que propriétaire d’entreprise, êtes fidèle à votre parole.
Un tel accord écrit peut, également, servir d’aide à votre réflexion. Vous enregistrez les modalités d’un futur contrat et pouvez les récapituler ultérieurement.
Pour les startups, la lettre d’intention est un outil pratique. Pour les grandes idées, ils ont besoin du capital des autres (banques, business angels, etc.). Des mois peuvent s’écouler entre la phase d’un premier « flair » et le décaissement final des fonds. À ce stade, il est clair qu’ils veulent travailler ensemble ; les détails les plus fins doivent encore être réglés. C’est l’un des cas d’utilisation typiques de la lettre d’intention.
Quels sont les différents types de protocole d’accord ?
Une fois que vous avez opté pour un accord préliminaire écrit, la question suivante se pose : à qui est-il destiné, ou à quelles parties doit-il servir ?
Si vous souhaitez l’écrire uniquement pour vous aider à réfléchir, il est préférable de l’archiver comme un journal, dans vos fichiers.
Il existe plusieurs termes et abréviations du monde anglo-américain qui sont en grande partie congruents. Le nombre de parties concernées et la signification de la lettre peuvent être déterminants. Cela peut varier si vous souhaitez enregistrer les différentes étapes des négociations pour une conclusion heureuse :
Si la négociation se déroule entre deux parties, on peut parler de lettre d’intention bilatérale. Si plus de deux parties dialoguent pendant les négociations, on parle de lettre d’intention multilatérale.
Une distinction fine est, également, faite entre une lettre d’intention « douce » et « dure », un protocole d’accord ou un accord de négociation (« Instruction to Proceed »).
Lettre d’intention « douce » :
Une lettre d’intention « souple » est une lettre non contraignante. Cela confirme que les parties désignées sont en négociations contractuelles. Ainsi, cette forme de lettre d’intention peut être comprise comme une déclaration unilatérale reflétant la représentation de la position de négociation de l’émetteur.
En pratique, ce formulaire peut être utilisé pour faire signer le document par les deux parties à la négociation. L’objectif est de montrer l’état des négociations et leur sérieux. Néanmoins, ils ne sont pas juridiquement contraignants, de sorte qu’il n’existe aucun droit de conclure le contrat souhaité.
L’objectif d’une lettre d’intention « souple » est de pouvoir enregistrer des dispositions individuelles telles que des clauses d’exclusivité et des obligations de confidentialité comme étant contraignantes, pour une certaine période de temps !
En droit français, la lettre d’intention « douce » est régie par les dispositions de l’article 311 (2) n° 3 du Code civil allemand (BGB), où la lettre d’intention est désignée par le terme générique « contacts commerciaux similaires ». Ceux-ci indiquent le fait que ces contacts ne visent pas la conclusion immédiate du contrat, mais sont destinés à le préparer. Une lettre d’intention « douce » peut donner lieu à une obligation de protection au sens de l’article 241 (2) du BGB :
Dans l’exécution du contrat, toutes les parties doivent se comporter de manière à ce que le corps, la vie, la propriété et les autres intérêts légaux de l’autre partie restent indemnes. Selon l’article 241, paragraphe 2, du BGB, il s’ensuit, également : Si le donneur de lettre d’intention n’avait pas réellement l’intention de conclure le contrat et qu’il le savait lorsqu’il a fait la déclaration d’intention, il commet une violation du devoir de protection. De même, s’il provoque arbitrairement ou intentionnellement l’échec du contrat et viole la confiance du bénéficiaire.
Une confiance ébranlée est blessante sur le plan personnel et peut donner lieu à des demandes de dommages et intérêts en raison de l’atteinte à la confiance. En particulier si, par exemple, des machines coûteuses ont été achetées dans la perspective du contrat principal, alors que le contrat final a été laissé sans suite avec intention ou « volontairement ». Même si elles n’ont pas force de loi, vous ne devez pas prendre ces affirmations à la légère. Les règles d’exclusivité et de secret s’appliquent, toujours, sans contrat principal conclu.
Lettre d’intention « dure » :
La contrepartie de la lettre d’intention « douce » est la lettre d’intention « dure ». Elle est rédigée en termes plus concrets et contient des déclarations juridiquement contraignantes.
La lettre d’intention « dure » prend en grande partie la forme d’un contrat. Il énonce les éléments essentiels du contrat (« essentialia negotii »), tels que les parties contractantes, l’objet de l’achat et le prix d’achat. En revanche, ces éléments essentiels ne comprennent pas les accords auxiliaires contraignants qui, par exemple, sont devenus contraignants par le biais d’une lettre d’intention « douce ». Il s’agit, notamment, de clauses de confidentialité.
D’un point de vue juridique, une lettre d’intention « dure » n’est pas encore un contrat préliminaire. Néanmoins, les parties ont des obligations qui peuvent être lues dans le BGB (code civil allemand) au titre du paragraphe § 311 alinéa 2 n° 1 en liaison avec le § 241 alinéa 2 BGB. Ces devoirs comprennent, entre autres, les devoirs de protection et les devoirs de diligence, comme la fin des négociations contractuelles ou la violation des devoirs de divulgation.
À quoi doit ressembler une « lettre d’intention » ?
À la fin de cet article, vous trouverez un modèle à télécharger pour une « lettre d’intention ». Elle peut être utilisée pour vous aider à formuler votre propre lettre d’intention.
Veuillez noter que cet exemple est destiné à vous servir de guide et n’est pas exhaustif. Veuillez consulter un avocat de confiance pour toute question individuelle.
Cadre juridique
Dans la pratique, le cadre juridique est facilement amorcé dans le préambule avec des conditions générales. Il convient de noter ce qui suit :
Les conditions générales sont couramment utilisées pour toute une série de contrats en tant que clauses contractuelles pré formulées. La partie contractante qui veut utiliser le contrat fournit des règles juridiques à l’autre partie contractante lors de la conclusion d’un contrat.
Dans le code civil allemand, les articles 305 à 310 du BGB réglementent ce à quoi peuvent ressembler les « petits caractères ». Juridiquement, la prudence s’impose pour la partie qui doit respecter les CGV. Une violation de la loi AGB peut avoir des conséquences juridiques considérables.
À ce stade, il est conseillé de ne pas créer vous-même des conditions générales ou d’utiliser des modèles de CGV ou des CGV de tiers sans les vérifier. Le libellé des CGV individuelles peut varier en fonction du secteur d’activité. Cela peut conduire au fait que les CGV que vous avez formulées ne deviennent pas du tout effectives. Étant donné que des clauses spéciales doivent être formulées pour les entreprises en cas de doute, vous devez faire appel à un avocat spécialisé.
On recommande d’inclure les éléments précis dans la lettre d’intention. Ainsi, il est facile de voir dans le document ce qui a été négocié, qui a été impliqué et comment les choses vont se dérouler. Vous pouvez résumer ces éléments sous des rubriques.
Dans tous les cas, vous devez enregistrer ces éléments essentiels. On vous montre brièvement comment formuler des choses plus spécifiques dans la section suivante.
Possibilités de conception
En plus de la conception individuelle de la clause de confidentialité, diverses autres clauses peuvent être incluses, dans la déclaration d’intention. Si ce modèle simple vous suffit, vous pouvez en tout cas concevoir la clause de confidentialité selon vos souhaits sans risque majeur. Il est possible de préciser, par exemple, si seul le contenu des pourparlers de négociation ou également les documents et les idées en dehors des négociations doivent rester confidentielles.
En outre, vous pouvez préciser combien de temps ces éléments doivent rester silencieux. Par exemple, vous pouvez exclure la nécessité de continuer à garder le secret si le contrat ne se concrétise pas ou si le projet est terminé.
En outre, vous pouvez préciser dans la clause de confidentialité les éléments qui doivent être divulgués par les deux parties, dans la suite du processus. La clause de confidentialité, en particulier, présente des opportunités et des risques pour vous et votre entreprise. En réglant un petit nombre de choses, vous pouvez révéler votre confiance dans le partenaire de négociation. Plus vous réglementez, plus les possibilités pour les deux parties de colporter les données sensibles des négociations sont réduites !
En outre, il est possible de réglementer les raisons pour lesquelles un contrat ne peut être conclu. Par exemple, vous pouvez spécifier si un contrat n’est plus conclu après une certaine période de négociations infructueuses et si les négociations sont terminées.
Les raisons de se retirer des négociations en cours pourraient, également, être ancrées, ce qui permettrait, par exemple, de réagir à des changements importants des conditions du marché. En particulier dans les secteurs dynamiques, comme celui de l’Internet, il est nécessaire de pouvoir réagir en permanence à l’évolution des conditions du marché.
Une clause courante qui peut être incluse dans la lettre d’intention est, par exemple, la clause d’exclusivité. Avec son aide, on peut exclure qu’un service soit vendu en dehors de ces négociations. Ainsi, les deux parties à la négociation s’assurent mutuellement qu’elles ne négocient qu’avec l’autre partie au sujet du produit ou du service spécifique. Vous pouvez obtenir un arrangement similaire en rédigeant correctement une clause de confidentialité.
En fait, il existe d’innombrables autres possibilités que vous pouvez inclure, dans votre lettre d’intention. Cela permettra aux négociations de se dérouler le mieux possible en votre faveur. Dans le meilleur des cas, un contrat est conclu ou un projet est mis en œuvre avec lequel les deux parties à la négociation peuvent vivre !
Quels sont les avantages et les inconvénients d’une lettre d’intention pour les PME ?
Enfin, il convient d’expliquer les avantages et les inconvénients qu’une lettre d’intention peut présenter pour les petites et moyennes entreprises (PME).
Des avantages aussi clairs comptent pour vous.
Ces points en particulier peuvent vous être d’un grand secours ! Par exemple, si vous faites affaire avec une grande entreprise et que vous voulez vous assurer un contrat préliminaire. Si vous souhaitez que la sécurité fasse partie du développement d’un produit pour une entreprise, ces éléments peuvent, également, faire partie d’une lettre d’intention. Cette méthode permet de garantir votre propriété intellectuelle et de couvrir les coûts de développement d’un produit/service.
Les avantages d’une lettre d’intention sont compensés par certains inconvénients.
Enfin, on vous recommande d’examiner le rapport coût-bénéfice. Une lettre d’intention est utile si vous discutez avec votre partenaire de négociation d’un projet dont le volume (financier) est important pour vous.
Si l’ampleur du projet est plutôt faible en termes financiers, il est moins judicieux de dépenser de l’argent pour un avocat et de passer des semaines à traiter avec vos partenaires, clients ou fournisseurs. Cela peut avoir des conséquences négatives, car vous serez considéré comme une personne aux pieds nus ou ayant subi un lavage de cerveau. Essayez, donc, d’évaluer avec qui vous négociez et quelle approche est la plus judicieuse !
Résumé de la lettre d’intention
Gardez à l’esprit qu’une lettre d’intention n’est pas juridiquement contraignante, mais qu’elle donne une certitude quant à l’intention du partenaire de négociation. Une déclaration préalable peut, également, donner lieu à des droits et obligations, tels que la confidentialité et l’intention réelle de conclure un contrat.
Une lettre d’intention est très utile pour les négociations importantes telles que l’achat d’une entreprise, une coopération à long terme ou d’autres projets importants. Les négociations traînent, souvent, en longueur. Une lettre d’intention permet de ne pas perdre de vue le grand objectif.